Kogo dotyczy i jak wdrożyć w spółce nową ustawę o sygnalistach? Kim jest sygnalista?

Od 2021 r. trwają prace legislacyjne, mające na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia. Ich efektem jest ustawa, opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Nowe przepisy zaczną obowiązywać już od 25 września br. i nałożą one na pracodawców obowiązki dotyczące stworzenia procedur ochrony sygnalistów. Każdy przedsiębiorca powinien zapoznać się z nimi odpowiednio wcześnie, by uniknąć narzuconych przez ustawodawcę kar związanych z niespełnieniem wymagań.

Kim jest sygnalista?

Mianem sygnalisty najczęściej określany jest były lub obecny pracownik firmy. Pojęcie to obejmuje jednak swoim zasięgiem znacznie szerszy zakres. Zgodnie z ustawą, może to być również inna osoba, związana z daną organizacją. Do tej grupy zalicza się więc kandydatów, aplikujących na określone stanowisko, stażystów, wolontariuszów, zleceniobiorców i współpracowników na b2b, czyli wszystkie osoby, które zaangażowane są w działalność konkretnej firmy. Sygnalista będzie to więc osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Co może zgłosić sygnalista?

Zgodnie z ustawą, która wejdzie w życie 25 września 2024 r., sygnalista będzie mógł zgłosić zarówno naruszenie przepisów krajowych, jak i przekroczenie praw, obowiązujących na terenie państw, należących do Unii Europejskiej.

Takie nieprawidłowości mogą odnosić się m.in. do:

• zamówień publicznych,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• interesów finansowych jednostki samorządu terytorialnego, Skarbu Państwa czy Unii Europejskiej,
• korupcji,
• handlu ludźmi.

Powyższy katalog może być również rozszerzony przez pracodawcę tak, by obejmował regulacje wewnętrzne czy też standardy etyczne, obowiązujące w danej firmie. Nowe przepisy nie zostaną jednak zastosowane wówczas, gdy naruszenie dotyczy wyłącznie osoby zgłaszającej, np. w przypadku mobbingu w pracy.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Nadchodzące zmiany będą dotyczyć podmiotów z sektora publicznego, instytucji finansowych oraz przedsiębiorców (w tym jednoosobowa działalność gospodarcza), zatrudniających minimum 50 pracowników na pełny etat, niezależnie od charakteru umowy. Co ważne, praca na rzecz spółki musi być przez nich wykonywana osobiście. Zatem do minimalnej puli 50 osób zaliczamy wszystkich na b2b, umowie o pracę, umowie zlecenia czy umowie o dzieło, o ile osobiście świadczą pracę za wynagrodzeniem dla podmiotu objętego nową ustawą.

Weryfikacja stanu zatrudnienia ma odbywać się 2 razy do roku – 1 stycznia lub 1 lipca, co pozwoli uniknąć ewentualnych manipulacji. Nowe zapisy nie ograniczają jednak możliwości objęcia ustawą przedsiębiorstw, zatrudniających mniejszą liczbę pracowników. Tacy pracodawcy mogą bowiem – w pełni dobrowolnie – ustanowić wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń.

Jakie będą kanały zgłoszeń dla sygnalistów?

Nowa ustawa o sygnalistach będzie dążyć do zapewnienia im nie tylko należytej ochrony, ale również i pełnej anonimowości. Zgodnie z jej założeniami, ewentualne nieprawidłowości będą zgłaszane za pośrednictwem aż trzech kanałów raportowania:

• wewnętrznego – do pracodawcy poprzez kanał elektroniczny, tradycyjną skrzynkę podawczą czy linię telefoniczną, w zależności od ustaleń,
• zewnętrznego – do określonych organów administracji publicznej lub organu centralnego,
• publicznego – za pośrednictwem mediów, zarówno tradycyjnych, jak i społecznościowych.

Jakie obowiązki nakłada na przedsiębiorców ustawa o ochronie sygnalistów?

Zgodnie z zapisami nowej ustawy, to właśnie na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, określającej zasady ich przyjmowania, a także zagwarantowanie ochrony danych osobowych, informacji objętych zgłoszeniem oraz poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej, wskazanej w zgłoszeniu.

Ustawa o sygnalistach nakłada również na przedsiębiorcę obowiązek:

• podejmowania działań wyjaśniających i działań następczych z zachowaniem należytej staranności,
• przekazywania sygnaliście informacji zwrotnych – w ciągu 7 dni o przyjęciu zgłoszenia oraz w ciągu kolejnych 3 miesięcy o podjętych działaniach następczych.

Przedsiębiorca będzie więc zobowiązany do przyjmowania zgłoszeń i do ich rozpatrywania, analizy i oceny ich prawdziwości, a w przypadku pozytywnej weryfikacji, także i do podejmowania działań naprawczych. W celu monitoringu skuteczności kanałów wewnętrznych pracodawca został z kolei zobligowany do prowadzenia rejestru zgłoszeń.

Ustawa o sygnalistach – jakie działania należy podjąć?

Wstępne działania będą sprowadzały się do weryfikacji liczby zatrudnionych pracowników na dzień 1 lipca 2024 r. Jeśli weryfikacja okaże się pozytywna, konieczne będzie zaimplementowanie nowych zasad w spółce. Zgodnie z nimi, już od sierpnia 2024 r. konieczne będzie:

• ustalenie, czy na obecnym etapie organizacja posiada procedury lub wypracowane rozwiązania, które mogą dotyczyć zapewnienia wewnętrznej zgodności z prawem,
• zaprojektowanie dokumentacji (opracowanie wewnętrznych procedur, implementacja rejestru zgłoszeń),
• określenie kompetencji poszczególnych osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń,
• poinformowanie pracowników o nowych procedurach.

W świetle obowiązującego prawa, nowe przepisy muszą być wdrożone w życie przez zarządzenie wewnętrzne, uchwałę zarządu lub inną formę, obowiązującą w danym podmiocie, najpóźniej na początku września 2024 r.

Jakie kary za nieprzestrzeganie nowych przepisów przewiduje ustawodawca?

Zaniechanie wdrożenia procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń lub też złamanie jej przepisów, będzie obarczone stosownymi karami. I tak odpowiednią grzywną i ograniczeniem lub pozbawieniem wolności do roku będą objęte osoby, które:

• uniemożliwiły lub istotnie utrudniały dokonanie zgłoszenia,
• ujawniły tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.

Kara ograniczenia lub pozbawienia wolności zostanie z kolei wydłużona do dwóch lat w przypadku, gdy przedsiębiorca podejmie działania odwetowe w stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. W takiej sytuacji zostanie on również ukarany stosowną grzywną. Będzie ona też nałożona na przedsiębiorców, którzy zaniechają ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub w istotny sposób naruszą wymogi ustawowe.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zastanawiasz się, czy nowa ustawa odnosi się do Ciebie lub potrzebujesz konsultacji w zakresie jej wdrożenia – zgłoś się do mnie, pomogę!

kancelaria@mecenasbogna.com