Likwidacja stanowiska a powrót z macierzyńskiego w 2026 roku: kluczowe zasady

Powrót do pracy po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim często odsłania dwa światy: potrzeby firmy, która w międzyczasie przeszła zmiany, oraz oczekiwania pracownicy liczącej na powrót na dotychczasowe lub równorzędne stanowisko. To właśnie wtedy najczęściej pojawiają się trudne decyzje: likwidacja stanowiska, redukcja etatów czy wypowiedzenia – a wraz z nimi zarzuty dyskryminacji czy braku obiektywnych kryteriów. W tym wpisie pokazuję, według stanu prawnego na 2026 rok, jak zgodnie z prawem przeprowadzić takie procesy, jak dobrać kryteria doboru, kiedy należy się odprawa i jak bezpiecznie doręczyć wypowiedzenie online. Tekst dotyczy wyłącznie umów o pracę.

Z perspektywy prawa

• Zakaz dyskryminacji – art. 11(3) Kodeksu pracyJakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu (w tym ze względu na rodzicielstwo) jest niedopuszczalna. W praktyce – przyczyna wypowiedzenia nie może mieć związku z urlopem macierzyńskim/rodzicielskim czy faktem powrotu. Kryteria redukcyjne muszą być obiektywne i stosowane jednolicie.
• Ustawa o zwolnieniach grupowych
  • art. 8 – odprawa pieniężna -> od 1 do 3 miesięcznych wynagrodzeń zależnie od stażu u danego pracodawcy; limit 15-krotności minimalnego wynagrodzenia; sposób liczenia jak ekwiwalent urlopowy; brak zwolnienia z PIT dla tej odprawy.
  • art. 10 – zwolnienia indywidualne u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, gdy przyczyna leży wyłącznie po stronie pracodawcy; obowiązuje m.in. odprawa z art. 8; przy osobach reprezentowanych przez związek – mechanizm sprzeciwu związku przy wypowiedzeniu.

Likwidacja stanowiska vs. redukcja etatów, czyli jak to rozróżnić i nie „wpaść” w pozorność

W praktyce, firmy które chcą rozejść się z pracownikiem i mają ku temu realne przyczyny, stosują jedno z poniższych rozwiązań:

• Likwidacja stanowiska
  Dotyczy jednej osoby, zajmującej unikatowe stanowisko w strukturze firmy.
• Redukcja etatów
  Występuje ona w sytuacji, gdy istnieją co najmniej dwa takie same lub bardzo zbliżone stanowiska pracy, a pracodawca decyduje się na zmniejszenie ich liczby, np. gdy w firmie zatrudnionych jest trzech grafików i podjęto decyzję o pozostawieniu tylko jednego z nich. W takiej sytuacji konieczne jest zastosowanie obiektywnych kryteriów doboru pracowników do zwolnienia oraz odniesienie się do nich w uzasadnieniu wypowiedzenia, tj. wyjaśnienie, dlaczego wybrano konkretne osoby spośród wszystkich zatrudnionych na tym samym stanowisku.

Przyczyny likwidacji lub redukcji, podane np. jako „zmiany organizacyjne i cięcia budżetowe” muszą być realne i udokumentowane. Sądy nieraz zwracają uwagę na pozorność takich zwolnień, kiedy to pracodawca po prostu chce się pozbyć danego pracownika (lub kilku pracowników) i np. chwilę po likwidacji (lub redukcji) zatrudnia kogoś na identycznym lub bardzo zbliżonym stanowisku. Jeżeli jesteś pracodawcą i po czasie biznesowo odtwarzasz etat – przygotuj racjonalne uzasadnienie (zmiana koniunktury, nowy profil zadań).

Przekazanie obowiązków w czasie nieobecności a pozorność likwidacji

Bardzo częstą praktyką pracodawców jest uzasadnianie zwolnienia powracającej pracownicy „likwidacją jej stanowiska pracy”. W rzeczywistości jednak, w czasie jej nieobecności, wszystkie dotychczasowe zadania zostają na stałe rozdzielone między innych członków zespołu lub nowo zatrudnione osoby. Jeżeli te osoby mają niższe kwalifikacje, krótszy staż pracy lub brak im kierunkowego wykształcenia, w sądzie bardzo łatwo wykazać, że likwidacja miała charakter czysto pozorny. Co niezwykle ważne z procesowego punktu widzenia – w sprawach o dyskryminację (np. ze względu na rodzicielstwo) obowiązuje tzw. odwrócony ciężar dowodu (art. 18(3b) § 1 k.p.). Pracownica musi jedynie uprawdopodobnić fakt gorszego traktowania (np. pokazać, że jej obowiązki przejął mniej doświadczony kolega), a to na pracodawcę przechodzi całkowity ciężar udowodnienia, że jego decyzje były obiektywne i wolne od dyskryminacji.

Kryteria doboru do zwolnienia – praktyczny wzór, który broni się w sądzie dot. redukcji etatów

Dobre, obiektywne i weryfikowalne kryteria doboru do zwolnienia (w przypadku redukcji etatów):

• Jakość pracy i wyniki (np. KPI, oceny okresowe, terminowość).
• Kwalifikacje i wszechstronność (uprawnienia, certyfikaty, możliwość zastępstw).
• Doświadczenie i staż zakładowy (uwaga: nie automatycznie „starszy = zostaje”).
• Zdolność do realizacji nowych zadań w zmienionej strukturze.
• Wysokość wynagrodzenia – dopuszczalne, ale rzadko jako jedyne kryterium (ryzyko zarzutu pozorności).

Zasady stosowania:

• Porównujesz całą grupę porównywalnych stanowisk.
• Wybierasz zestaw kryteriów przed selekcją i stosujesz go konsekwentnie.
• W piśmie wypowiadającym umowę trzeba wskazać nie tylko przyczynę (np. zmiany organizacyjne), ale i to, jak zadziałały kryteria w odniesieniu do danej osoby (np. informujesz, że na tym samym stanowisku jest zatrudnionych 5 osób, ale ta jedna jest zwalniana z uwagi na mniejsze doświadczenie i brak konkretnych umiejętności, które pozostałe osoby na tym stanowisku posiadają).

Czego unikać (i co pracownik może podważyć):

• Kryteriów uderzających w rodziców (np. powodem zwolnienia jest „nieobecność z powodu urlopu zw. z macierzyństwem”).
• Kryteriów niemierzalnych i wymyślonych „pod jedną osobę” (np. podanie jako przyczyny „brak umiejętności” ale nie napisanie jakich).
• Braku dokumentacji porównawczej (arkusz/notatka porównawcza to bardzo przydatna rzecz!).

Odprawa pieniężna – kiedy, ile i jak liczyć (art. 8)

Kiedy przysługuje odprawa:

• Gdy rozwiązujesz stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracownika (czyli dot. to likwidacji i redukcji) u pracodawcy zatrudniającego min. 20 osób – zarówno w zwolnieniach grupowych, jak i „indywidualnych” z art. 10 ustawy o zwolnieniach grupowych.
• Wysokość odprawy zależna od stażu -> 1 miesięczne wynagrodzenie (< 2 lata stażu u tego pracodawcy), 2 miesięczne wynagrodzenie (2-8 lat stażu), 3 miesięczne wynagrodzenie (> 8 lat stażu). Górny limit odprawy to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia. Przy stawce obowiązującej w 2026 roku, czyli 4806 zł brutto, daje to maksymalnie 72 090 zł.
• Sposób liczenia -> jak ekwiwalent urlopowy (średnia z właściwego okresu).
• Termin wypłaty -> co do zasady w dniu ustania stosunku pracy.

Ważne niuanse:

• Odprawa nie jest zwolniona z PIT. Nie odprowadza się natomiast składek ZUS (na zasadach przewidzianych w przepisach).
• Przy przywróceniu do pracy odprawa zwykle staje się świadczeniem nienależnym do zwrotu.
• Gdy zastosowane jest wypowiedzenie zmieniające (WZ), a pracownik odmawia przyjęcia nowych warunków – odprawa należy się wyjątkowo, jeśli nowe warunki były obiektywnie nie do przyjęcia albo propozycja zmierzała faktycznie do zakończenia stosunku pracy. Jeżeli warunki były fair, odmowa może być uznana za współprzyczynę – wtedy brak prawa do odprawy.

Spór przed sądem bez barier finansowych – ważna zmiana dla pracowników w 2026 roku

Pracownice wracające z urlopów macierzyńskich często rezygnują z walki o należne im odprawy czy zadośćuczynienia za dyskryminację w obawie przed kosztami procesu. Warto jednak wiedzieć, że obecne przepisy procedury cywilnej eliminują tę barierę. Zgodnie z art. 35 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, pracownik wnoszący pozew przeciwko pracodawcy jest całkowicie zwolniony z opłat sądowych na starcie. Oznacza to, że nawet przy bardzo wysokiej wartości przedmiotu sporu, pracownik nie płaci ani grosza za samo złożenie pozwu do sądu.

Prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika przy powrocie po urlopie macierzyńskim/rodzicielskim

• Pracownica musi zostać dopuszczona do pracy -> co do zasady na dotychczasowym stanowisku, a gdy to niemożliwe – na równorzędnym, odpowiadającym kwalifikacjom i bez pogorszenia warunków „za karę” za nieobecność.
• Wypowiedzenie po powrocie jest dopuszczalne -> ale przyczyna nie może mieć związku z urlopem. Każda „kara za urlop” to ryzyko naruszenia zakazu dyskryminacji (art. 11(3) KP).
• Obniżenie wymiaru czasu pracy po powrocie jest możliwe na wniosek i daje okresową ochronę przed wypowiedzeniem. Jednak są wyjątki! M.in. zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika według ustawy o zwolnieniach grupowych/indywidualnych, upadłość/likwidacja pracodawcy, dyscyplinarka).

Checklista dla HR i zarządów: jak zminimalizować ryzyko

• Udokumentuj przyczynę organizacyjną/ekonomiczną (schemat „przed/po”, analiza procesów).
• Przy redukcji -> zatwierdź kryteria doboru do zwolnienia i przygotuj kryteria porównawcze.
• Zweryfikuj ewentualną ochronę przysługującą pracownicy (obniżony wymiar czasu pracy po powrocie, reprezentacja związkowa).
• Przygotuj uzasadnienie wypowiedzenia spójne z kryteriami doboru do zwolnienia (jeśli to redukcja). Jeśli to likwidacja to zajmij się tylko dobrym (rzeczywistym) uzasadnieniem przyczyn np. ekonomicznych.
• Zaplanuj rozliczenia -> odprawa (art. 8), ekwiwalenty, PIT/ZUS, termin wypłaty.
• Zadbaj o skuteczne doręczenie wypowiedzenia (kwalifikowany podpis, potwierdzenia techniczne, protokół/nagranie, świadkowie).

Wskazówki dla pracownic wracających po urlopie macierzyńskim/rodzicielskim

• Masz prawo do powrotu na dotychczasowe lub równorzędne stanowisko z niepogorszonymi warunkami odpowiadającymi kwalifikacjom.
• Rozważ wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy (daje okresową ochronę; chociaż pamiętaj o wyjątkach).
• Przy wypowiedzeniu w ramach redukcji sprawdź, czy podano obiektywne kryteria doboru i czy nie doszło do dyskryminacji (art. 11(3) KP). Oczywiście zweryfikuj też przyczynę redukcji.
• Przy wypowiedzeniu w ramach likwidacji sprawdź czy podano realne przyczyny likwidacji, np. jeśli podano jako przyczynę „względy ekonomiczne” to zbadaj czy na pewno firma jest w tak złej kondycji finansowej.
• Jeśli masz wątpliwości lub widzisz nieprawidłowości to może warto negocjować różnego rodzaju dodatki „na odchodne”.
• Zweryfikuj prawo do odprawy i jej wysokość.

Podsumowanie

Redukcja etatów i likwidacja stanowiska w kontekście powrotu z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego wymagają dwóch rzeczy: obiektywnych kryteriów doboru oraz skrupulatnego, „dowodoodpornego” uzasadnienia. Ustawa o zwolnieniach grupowych (art. 8 i 10) zapewnia ramy (w tym odprawę), a zakaz dyskryminacji z art. 11(3) KP wyznacza granice – przyczyna nie może wiązać się z urlopem czy rodzicielstwem. Jeśli masz wątpliwości lub pytania – napisz, pomogę.

kancelaria@mecenasbogna.com