50% KUP w umowach – jak legalnie płacić niższy podatek dzięki pracy twórczej? Poradnik dla kreatywnych i pracodawców

Szukasz sposobu na legalne obniżenie podatku dochodowego? Jesteś freelancerem? Pracujesz twórczo – projektujesz, piszesz, programujesz, tworzysz grafiki, a może zarządzasz zespołem kreatywnym? Jesteś przedsiębiorcą, który zatrudnia specjalistów od zadań twórczych? Poznaj zasady rozliczania 50% kosztów uzyskania przychodu (KUP) i dowiedz się, jak bezpiecznie wprowadzić je do umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, a także dlaczego nie można ich stosować w klasycznym B2B.

50% KUP – co to jest i komu przysługuje?

50% kosztów uzyskania przychodu to rozwiązanie podatkowe, które pozwala twórcom – osobom wykonującym pracę twórczą i uzyskującym dochody z praw autorskich – znacząco obniżyć podstawę opodatkowania. W praktyce oznacza to niższy podatek dochodowy i wyższą „na rękę” pensję. Z 50% KUP mogą korzystać m.in. graficy, programiści, copywriterzy, architekci, projektanci, dziennikarze, a także inni specjaliści, których praca prowadzi do powstania utworu w rozumieniu prawa autorskiego.

Do jakich umów można wprowadzić 50% kosztów uzyskania przychodu?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez moich klientów. Odpowiedź zależy od formy współpracy i źródła przychodu.

• Umowa o pracę

To najczęstszy przypadek. Pracodawca powinien wyodrębnić w umowie honorarium autorskie, prowadzić ewidencję pracy twórczej i rozliczać 50% KUP. Warunkiem jest, by w ramach stosunku pracy powstawały utwory w rozumieniu prawa autorskiego, a pracownik przenosił prawa autorskie na pracodawcę.

• Umowa zlecenia / umowa o dzieło

W przypadku umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) również można stosować 50% kosztów uzyskania przychodu, jeśli przedmiotem umowy jest stworzenie utworu, a prawa autorskie są przenoszone lub licencjonowane na rzecz zleceniodawcy. Kluczowe jest, by w umowie jasno określić, jaka część wynagrodzenia dotyczy przeniesienia praw autorskich lub udzielenia licencji. W praktyce często spotykam się z umowami o dzieło na wykonanie projektu graficznego, strony internetowej czy tekstu – tu 50% KUP jest jak najbardziej możliwe.

• Umowa B2B (działalność gospodarcza)

Tu sprawa wygląda inaczej. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą (B2B) nie może stosować 50% kosztów uzyskania przychodu, w taki sam sposób, jak pracownik czy zleceniobiorca. W przypadku działalności gospodarczej twórca rozlicza koszty na zasadach ogólnych – czyli odlicza faktycznie poniesione koszty związane z działalnością, a nie ryczałtowe 50% KUP. Przepisy o 50% KUP dotyczą bowiem osób uzyskujących przychody z praw autorskich na podstawie umowy o pracę, zlecenia lub dzieła, a nie w ramach działalności gospodarczej.

Wyjątek: Jeśli przedsiębiorca (np. grafik, programista) sprzedaje prawa autorskie do utworu w ramach działalności, może rozliczyć koszty faktycznie poniesione na stworzenie tego utworu, ale nie ma prawa do ryczałtowych 50% kosztów uzyskania przychodu. W praktyce oznacza to, że nie można wprowadzić do umowy B2B klauzuli o 50% KUP w taki sposób, jak w umowie o pracę czy zleceniu.

Podsumowując:

• Umowa o pracę: 50% KUP – TAK, przy spełnieniu warunków.

• Umowa zlecenia/o dzieło: 50% KUP – TAK, przy spełnieniu warunków.

• Umowa B2B (działalność gospodarcza): 50% KUP – NIE, tylko rzeczywiste koszty, brak ryczałtu.

Kiedy można stosować 50% KUP?

Aby móc rozliczać 50% kosztów uzyskania przychodu, muszą być spełnione trzy kluczowe warunki:

1. Powstanie utworu – w ramach umowy (o pracę, zlecenia, dzieła) musi powstać utwór będący przedmiotem prawa autorskiego.

2. Udokumentowanie pracy twórczej – konieczne jest prowadzenie ewidencji pracy twórczej, która jasno określa, jakie utwory powstały, kiedy i przez kogo zostały stworzone. Dowodem mogą być raporty pracy twórczej, projekty, maile, umowy, oświadczenia pracownika i pracodawcy.

3. Wyodrębnienie honorarium autorskiego – w umowie należy jasno wskazać, jaka część wynagrodzenia stanowi honorarium autorskie (najczęściej rekomenduję do 80% całości wynagrodzenia).

Jak wprowadzić 50% kosztów uzyskania przychodu do umowy? [Krok po kroku]

Jako radca prawny rekomendowałabym następujące działania:

• Analiza zakresu obowiązków – sprawdź, czy Twoja praca lub praca Twoich pracowników faktycznie prowadzi do powstania utworów w rozumieniu prawa autorskiego.

• Aktualizacja umowy – wprowadź do umowy klauzule dotyczące przeniesienia praw autorskich, wyodrębnij honorarium autorskie z głównego wynagrodzenia oraz wprowadź podstawowe zasady wynagradzania twórcy (pracownika/zleceniobiorcy).

• Prowadzenie ewidencji pracy twórczej – wdrożenie raportów pracy twórczej i zasad rozliczania 50% KUP to podstawa bezpieczeństwa podatkowego. Pracownik powinien dokumentować, jakie utwory powstały, a pracodawca przechowywać te raporty.

• Zgłoszenie do pracodawcy – pracownik może zgłosić chęć rozliczania 50% KUP, a pracodawca jest wtedy zobowiązany do rozliczania wynagrodzenia z uwzględnieniem honorarium autorskiego.

• Korekta PIT-11 – jeśli wcześniej nie rozliczano 50% KUP, można poprosić pracodawcę o korektę informacji PIT-11 za czas kiedy nie było to robione lub zrobić to samodzielnie w urzędzie skarbowym.

Najczęstsze błędy i ryzyka

W praktyce najczęściej spotykam się z błędami takimi jak: zbyt wysokie honorarium autorskie w umowie, brak ewidencji pracy twórczej, czy nieprawidłowe dokumentowanie powstania utworu. To prosta droga do zakwestionowania rozliczenia przez urząd skarbowy!

Jeśli chcesz wprowadzić 50% KUP do swojej umowy lub umów w Twojej firmie napisz do mnie, a chętnie Ci pomogę!