Likwidacja stanowiska a powrót z macierzyńskiego: kluczowe zasady

Powrót do pracy po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim często odsłania dwa światy: potrzeby firmy, która w międzyczasie przeszła zmiany, oraz oczekiwania pracownicy liczącej na powrót na dotychczasowe lub równorzędne stanowisko. To właśnie wtedy najczęściej pojawiają się trudne decyzje: likwidacja stanowiska, redukcja etatów czy wypowiedzenia – a wraz z nimi zarzuty dyskryminacji czy braku obiektywnych kryteriów. W tym wpisie pokazuję, jak zgodnie z prawem przeprowadzić takie procesy, jak dobrać kryteria doboru, kiedy należy się odprawa i jak bezpiecznie doręczyć wypowiedzenie online. Tekst dotyczy wyłącznie umów o pracę.

Z perspektywy prawa

• Zakaz dyskryminacji – art. 11(3) Kodeksu pracy

  Jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu (w tym ze względu na rodzicielstwo) jest niedopuszczalna. W praktyce- przyczyna wypowiedzenia nie może mieć związku z urlopem macierzyńskim/rodzicielskim czy faktem powrotu. Kryteria redukcyjne muszą być obiektywne i stosowane jednolicie.

• Ustawa o zwolnieniach grupowych

  • art. 8 – odprawa pieniężna-> od 1 do 3 miesięcznych wynagrodzeń zależnie od stażu u danego pracodawcy; limit 15-krotności minimalnego wynagrodzenia; sposób liczenia jak ekwiwalent urlopowy; brak zwolnienia z PIT dla tej odprawy.

  • art. 10 – zwolnienia indywidualne u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, gdy przyczyna leży wyłącznie po stronie pracodawcy; obowiązuje m.in. odprawa z art. 8; przy osobach reprezentowanych przez związek – mechanizm sprzeciwu związku przy wypowiedzeniu.

Likwidacja stanowiska vs. redukcja etatów: jak rozróżnić i nie „wpaść” w pozorność

W praktyce, firmy które chcą rozejść się z pracownikiem i mają ku temu realne przyczyny, stosują jedno z poniższych rozwiązań:

• Likwidacja stanowiska

  Dotyczy jednej osoby, zajmującej unikatowe stanowisko w strukturze firmy.

• Redukcja etatów

  Występuje ona w sytuacji, gdy istnieją co najmniej dwa takie same lub bardzo zbliżone stanowiska pracy, a pracodawca decyduje się na zmniejszenie ich liczby, np. gdy w firmie zatrudnionych jest trzech grafików i podjęto decyzję o pozostawieniu tylko jednego z nich. W takiej sytuacji konieczne jest zastosowanie obiektywnych kryteriów doboru pracowników do zwolnienia oraz odniesienie się do nich w uzasadnieniu wypowiedzenia, tj. wyjaśnienie, dlaczego wybrano konkretne osoby spośród wszystkich zatrudnionych na tym samym stanowisku.

Przyczyny likwidacji lub redukcji, podane np. jako "zmiany organizacyjne i cięcia budżetowe" muszą być realne i udokumentowane. Sądy nieraz zwracają uwagę na pozorność takich zwolnień, kiedy to pracodawca po prostu chce się pozbyć danego pracownika (lub kilku pracowników) i np. chwilę po likwidacji (lub redukcji) zatrudnia kogoś na identycznym lub bardzo zbliżonym stanowisku. Jeżeli jesteś pracodawcą i po czasie biznesowo odtwarzasz etat – przygotuj racjonalne uzasadnienie (zmiana koniunktury, nowy profil zadań).

Kryteria doboru do zwolnienia: praktyczny wzór, który broni się w sądzie dot. redukcji etatów

Dobre, obiektywne i weryfikowalne kryteria doboru do zwolnienia (w przypadku redukcji etatów):

• Jakość pracy i wyniki (np. KPI, oceny okresowe, terminowość).

• Kwalifikacje i wszechstronność (uprawnienia, certyfikaty, możliwość zastępstw).

• Doświadczenie i staż zakładowy (uwaga: nie automatycznie „starszy = zostaje”).

• Zdolność do realizacji nowych zadań w zmienionej strukturze.

• Wysokość wynagrodzenia – dopuszczalne, ale rzadko jako jedyne kryterium (ryzyko zarzutu pozorności).

Zasady stosowania:

• Porównujesz całą grupę porównywalnych stanowisk.

• Wybierasz zestaw kryteriów przed selekcją i stosujesz go konsekwentnie.

• W piśmie wypowiadającym umowę trzeba wskazać nie tylko przyczynę (np. zmiany organizacyjne), ale i to, jak zadziałały kryteria w odniesieniu do danej osoby (np. informujesz, że na tym samym stanowisku jest zatrudnionych 5 osób, ale ta jedna jest zwalniana z uwagi na mniejsze doświadczenie i brak konkretnych umiejętności, które pozostałe osoby na tym stanowisku posiadają).

Czego unikać (i co pracownik może podważyć):

• Kryteriów uderzających w rodziców (np. powodem zwolnienia jest „nieobecność z powodu urlopu zw. z macierzyństwem”).

• Kryteriów niemierzalnych i wymyślonych „pod jedną osobę” (np. podanie jako przyczyny "brak umiejętności" ale nie napisanie jakich).

• Braku dokumentacji porównawczej (arkusz/notatka porównawcza to bardzo przydatna rzecz!).

Odprawa pieniężna – kiedy, ile i jak liczyć (art. 8)

Kiedy przysługuje odprawa:

• Gdy rozwiązujesz stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracownika (czyli dot. to likwidacji i redukcji) u pracodawcy zatrudniającego min. 20 osób – zarówno w zwolnieniach grupowych, jak i „indywidualnych” z art. 10 ustawy o zwolnieniach grupowych.

• Wysokość odprawy zależna od stażu-> 1 miesięczne wynagrodzenie (< 2 lata stażu u tego pracodawcy), 2 miesięczne wynagrodzenie (2–8 lat stażu), 3 miesięczne wynagrodzenie (> 8 lat stażu).

• Sposób liczenia-> jak ekwiwalent urlopowy (średnia z właściwego okresu).

• Termin wypłaty-> co do zasady w dniu ustania stosunku pracy.

Ważne niuanse:

• Odprawa nie jest zwolniona z PIT. Nie odprowadza się natomiast składek ZUS (na zasadach przewidzianych w przepisach).

• Przy przywróceniu do pracy odprawa zwykle staje się świadczeniem nienależnym do zwrotu.

• Gdy zastosowane jest wypowiedzenie zmieniające (WZ), a pracownik odmawia przyjęcia nowych warunków – odprawa należy się wyjątkowo, jeśli nowe warunki były obiektywnie nie do przyjęcia albo propozycja zmierzała faktycznie do zakończenia stosunku pracy. Jeżeli warunki były fair, odmowa może być uznana za współprzyczynę – wtedy brak prawa do odprawy.

Prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika przy powrocie po urlopie macierzyńskim/rodzicielskim

• Pracownica musi zostać dopuszczona do pracy-> co do zasady na dotychczasowym stanowisku, a gdy to niemożliwe – na równorzędnym, odpowiadającym kwalifikacjom i bez pogorszenia warunków „za karę” za nieobecność.

• Wypowiedzenie po powrocie jest dopuszczalne –> ale przyczyna nie może mieć związku z urlopem. Każda „kara za urlop” to ryzyko naruszenia zakazu dyskryminacji (art. 11(3) KP).

• Obniżenie wymiaru czasu pracy po powrocie jest możliwe na wniosek i daje okresową ochronę przed wypowiedzeniem. Jednak są wyjątki ! M.in. zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika według ustawy o zwolnieniach grupowych/indywidualnych, upadłość/likwidacja pracodawcy, dyscyplinarka).

Checklista dla HR i zarządów: jak zminimalizować ryzyko

• Udokumentuj przyczynę organizacyjną/ekonomiczną (schemat „przed/po”, analiza procesów).

• Przy redukcji-> zatwierdź kryteria doboru do zwolnienia i przygotuj kryteria porównawcze.

• Zweryfikuj ewentualną ochronę przysługującą pracownicy (obniżony wymiar czasu pracy po powrocie, reprezentacja związkowa).

• Przygotuj uzasadnienie wypowiedzenia spójne z kryteriami doboru do zwolnienia (jeśli to redukcja). Jeśli to likwidacja to zajmij się tylko dobrym (rzeczywistym) uzasadnieniem przyczyn np. ekonomicznych.

• Zaplanuj rozliczenia-> odprawa (art. 8), ekwiwalenty, PIT/ZUS, termin wypłaty.

• Zadbaj o skuteczne doręczenie wypowiedzenia (kwalifikowany podpis, potwierdzenia techniczne, protokół/nagranie, świadkowie).

Wskazówki dla pracownic wracających po urlopie macierzyńskim/rodzicielskim

• Masz prawo do powrotu na dotychczasowe lub równorzędne stanowisko z niepogorszonymi warunkami odpowiadającymi kwalifikacjom.

• Rozważ wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy (daje okresową ochronę; chociaż pamiętaj o wyjątkach).

• Przy wypowiedzeniu w ramach redukcji sprawdź, czy podano obiektywne kryteria doboru i czy nie doszło do dyskryminacji (art. 11(3) KP). Oczywiście zweryfikuj też przyczynę redukcji.

• Przy wypowiedzeniu w ramach likwidacji sprawdź czy podano realne przyczyny likwidacji, np. jeśli podano jako przyczynę "względy ekonomiczne" to zbadaj czy na pewno firma jest w tak złej kondycji finansowej.

• Jeśli masz wątpliwości lub widzisz nieprawidłowości to może warto negocjować różnego rodzaju dodatki "na odchodne".

• Zweryfikuj prawo do odprawy i jej wysokość.

Podsumowanie

Redukcja etatów i likwidacja stanowiska w kontekście powrotu z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego wymagają dwóch rzeczy: obiektywnych kryteriów doboru oraz skrupulatnego, „dowodoodpornego” uzasadnienia. Ustawa o zwolnieniach grupowych (art. 8 i 10) zapewnia ramy (w tym odprawę), a zakaz dyskryminacji z art. 11(3) KP wyznacza granice – przyczyna nie może wiązać się z urlopem czy rodzicielstwem. Jeśli masz wątpliwości lub pytania - napisz, pomogę.