Właściciel nieruchomości vs. Firma zarządzająca najmem, czyli jak nie stać się zakładnikiem własnego mieszkania?
- Bogna Szyczewska
- 9 minut temu
- 3 minut(y) czytania
Najem krótkoterminowy jeszcze kilka lat temu wydawał się prostym sposobem na pasywny dochód. Wystarczyło kupić apartament w atrakcyjnej lokalizacji, podpisać umowę z operatorem i cieszyć się regularnymi przelewami. Dziś jednak rynek jest znacznie bardziej wymagający, a współpraca z firmą zarządzającą wymaga przemyślanej strategii i dobrze skonstruowanej umowy. Coraz częściej okazuje się, że zamiast spokojnej inwestycji pojawiają się nieporozumienia dotyczące rozliczeń, kosztów utrzymania czy możliwości korzystania z własnej nieruchomości. Dlatego kluczowe znaczenie ma właściwe uregulowanie relacji między właścicielem a operatorem – tak, aby inwestycja była źródłem zysku, a nie długotrwałego sporu. W tym artykule pokazuję, na co zwrócić szczególną uwagę, zanim podpiszesz umowę o zarządzanie najmem.
Nowa rzeczywistość najmu krótkoterminowego w Polsce
Mamy 2026 rok. Rynek najmu krótkoterminowego w Polsce dojrzał. Skończyły się czasy „dzikiego zachodu”, a zaczęła era profesjonalizacji. Dla Ciebie, jako właściciela apartamentu, obietnica jest kusząca- dochód pasywny. Oddajesz klucze firmie zarządzającej (operatorowi) i czekasz na przelewy, popijając kawę.
Rzeczywistość? Często wygląda inaczej. Trafiają do mnie właściciele, którzy nie mogą korzystać z własnego apartamentu w wakacje, bo „umowa zabrania”. Trafiają też firmy zarządzające, które są obciążane kosztami remontów i adaptacji, choć właściciel obiecał luksusowy standard, a zostawił ruinę.
Jako radczyni prawna, która pisze takie umowy od zera, widzę, gdzie najczęściej rodzą się konflikty. Dziś podpowiem Ci, jak ułożyć współpracę z operatorem najmu, by była to relacja partnerska, a nie pole minowe.
Krok 1: Wybór modelu rozliczeń – Małżeństwo z rozsądku
Pierwsza decyzja to pieniądze. W umowach, które opiniuję, królują dwa modele. Każdy ma swoje pułapki.
Gwarantowany czynsz (stała kwota)- właściciel otrzymuje np. 3000 zł miesięcznie, niezależnie od tego, czy apartament stoi pusty, czy pęka w szwach.
Zaleta: Bezpieczeństwo i przewidywalność.
Ryzyko: Jeśli sezon jest świetny, zarabia tylko operator. Właściciel ma „sufit” zarobków.
Model prowizyjny (procent od zysku): Operator bierze np. 25-30%, a właściciel resztę.
Zaleta: W dobrym sezonie właściciel zarabia znacznie więcej.
Ryzyko: Diabeł tkwi w definicji „przychodu”. Czy dzielicie się kwotą, którą wpłacił gość? Czy kwotą pomniejszoną o prowizję np. Bookingu (15-18%) i podatek VAT oraz o koszty ekipy sprzątającej? W jednej z analizowanych przeze mnie umów przychód był pomniejszany o VAT i prowizje portali zanim nastąpił podział. To gigantyczna różnica dla kieszeni właściciela!
Moja rada: Zanim podpiszesz, poproś o symulację rozliczenia na konkretnych liczbach, uwzględniającą wszystkie „ukryte” koszty.
Krok 2: Kto płaci za żarówkę, a kto za pralkę?
To tutaj wybucha 90% konfliktów. Właściciel zakłada: „Firma zarządza, firma płaci”. Firma zakłada: „To Twoje mieszkanie, Ty płacisz za zużycie”.
Dobra umowa musi precyzyjnie rozdzielać:
Koszty eksploatacyjne (Media)- zazwyczaj operator przepisuje liczniki na siebie lub refakturuje koszty na podstawie zużycia.
Drobne naprawy- wymiana żarówki, uszczelki, dokręcenie klamki – to standardowo bierze na siebie operator (jako bieżąca eksploatacja).
Poważne awarie i nakłady- Jeśli zepsuje się piec gazowy lub pralka ze starości – to najczęściej koszt właściciela.
Uwaga na pułapkę! Często w umowach widzę zapisy o „adaptacji” lub „opłacie wdrożeniowej”. Operatorzy wymagają, by mieszkanie było wyposażone w konkretny standard (np. 3 komplety pościeli hotelowej na łóżko, konkretne zamki cyfrowe). Koszt ten (często kilka tysięcy złotych) zazwyczaj ląduje po stronie właściciela. Jednak można to dowolnie ustalić (np. po połowie lub rozdzielenie konkretnych adaptacji pomiędzy strony umowy. Ustalcie to na starcie!
Krok 3: "To moje mieszkanie, więc wpadnę na weekend"
Nic bardziej mylnego. Kiedy oddajesz mieszkanie w zarządzanie, staje się ono towarem. Twoja wizyta to dla operatora utrata zarobku.
Wiele umów (np. te z dużymi operatorami w kurortach) drastycznie ogranicza tzw. pobyty właścicielskie. Mogą być zakazane w ścisłym sezonie (lipiec-sierpień) lub ograniczone np. do 7 dni. Często musisz zapłacić za sprzątanie po własnym pobycie (tzw. opłata serwisowa) – i to nie mało, bo np. 250 zł. Jeśli kupiłeś apartament z myślą o własnych wakacjach, zapis o pobytach właścicielskich jest dla Ciebie jednym z ważniejszych punktów umowy.
Krok 4: Rozwód z operatorem
Wchodzisz w współpracę z entuzjazmem, ale co jeśli operator nie dowozi wyników? Albo po prostu chcesz sprzedać lokal? Umowy na czas określony (np. na 3 lub 10 lat) są bardzo trudne do wypowiedzenia bez ważnego powodu.
Spotykam się z zapisami, które są dla właścicieli „złotą klatką”:
Możliwość wypowiedzenia dopiero po 13 miesiącach i tylko wtedy, gdy przychód spadnie poniżej ustalonego minimum.
Kary umowne za rozwiązanie umowy przed terminem (np. dwukrotność czynszu).
Współpraca z firmą zarządzającą może być genialnym biznesem, pod warunkiem, że umowa jest symetryczna. Jedna ze stron nie powinna ponosić całości ryzyka inwestycyjnego, podczas gdy druga strona tylko „odcina kupony”. Jako prawnik widzę, że najwięcej problemów rodzą umowy pobrane z internetu lub „standardowe wzory” podsuwane przez operatorów, których nikt nie negocjował.
Chcesz oddać mieszkanie w zarządzanie i spać spokojnie? A może reprezentujesz firmę zarządzającą najmem i potrzebujesz porządnego wzoru zabezpieczającego Twój biznes? Nie podpisuj w ciemno i nie pobieraj byle jakich wzorów z internetu. Przygotuję dla Ciebie umowę skrojoną pod Twoje potrzeby lub sprawdzę tę, którą masz. Wyłapię haczyki, ustalę jasny podział kosztów i zaproponuję praktyczne modele współpracy.
