Prawnik dla freelancerów radzi: najważniejsze zapisy w umowie B2B

Praca freelancera daje dużą swobodę, ale wiąże się też z ryzykiem – szczególnie wtedy, gdy współpraca opiera się na umowie B2B. To właśnie w niej powinny znaleźć się zapisy, które jasno określą zakres obowiązków, terminy i zasady rozliczeń. Dobrze przygotowany kontrakt chroni obie strony i pozwala uniknąć nieporozumień. Sprawdź, na co zwrócić szczególną uwagę, zanim podpiszesz swoją kolejną umowę.

Kim jest freelancer?

Freelancer to osoba, która świadczy usługi na własny rachunek, najczęściej w oparciu o umowy cywilnoprawne lub B2B, bez stałego etatu. Freelancerzy to graficy, programiści, copywriterzy, konsultanci, specjaliści IT, tłumacze i wielu innych ekspertów, którzy cenią sobie elastyczność i niezależność. Warto wiedzieć, że termin „freelancer” pojawił się już w XIX wieku – po raz pierwszy użył go Walter Scott w powieści „Ivanhoe” (1819), opisując „wolnych najemników” (free-lances), czyli rycerzy oferujących swoje usługi temu, kto zapłaci najwięcej. Dziś freelancing to nie tylko branża kreatywna – coraz częściej freelancerami są prawnicy, dietetycy czy trenerzy personalni, którzy prowadzą własną działalność i obsługują wielu klientów jednocześnie.

Dlaczego freelancerzy wybierają B2B?

Model B2B (business-to-business) jest popularny wśród freelancerów, bo pozwala na większą swobodę w kształtowaniu warunków współpracy, rozliczanie się na podstawie faktur i korzystanie z ulg podatkowych. Jednak ta elastyczność wiąże się z koniecznością samodzielnego dbania o swoje interesy – w tym o dobrze skonstruowaną umowę.

Prawnik dla freelancerów radzi: najważniejsze mechanizmy i pułapki

Przejdźmy zatem do konkretów:

1. Przedmiot umowy i zakres usług

Podstawą każdej umowy jest precyzyjne określenie, co dokładnie freelancer ma wykonać. Im bardziej szczegółowy opis usług, tym mniej nieporozumień w trakcie współpracy. Warto zadbać o:

• jasne określenie efektów pracy (np. liczba projektów, raportów, godzin konsultacji),

• terminy realizacji poszczególnych etapów,

• sposób przekazywania rezultatów (np. przez e-mail, platformę projektową),

• zasady akceptacji wykonanej pracy.

Praktyka pokazuje, że nieprecyzyjne zapisy prowadzą do sporów – np. klient oczekuje dodatkowych poprawek, których freelancer nie przewidział w wycenie.

2. Brak gwarancji minimalnej liczby zleceń – komentarz prawnika dla freelancerów

Wielu klientów zastrzega w umowie, że nie gwarantuje freelancerowi minimalnej liczby zleceń czy określonego poziomu wynagrodzenia. Taki zapis może być niekorzystny dla freelancera, bo nie daje pewności co do stabilności dochodów i utrudnia planowanie budżetu. Z drugiej strony, jest bardzo korzystny dla klienta, który zyskuje elastyczność i może korzystać z usług freelancera tylko wtedy, gdy faktycznie tego potrzebuje. Prawnik dla freelancerów doradza, aby w takich sytuacjach negocjować minimalny poziom współpracy lub wynagrodzenie za gotowość do świadczenia usług.

3. Zasady współpracy i dyspozycyjność – wskazówki od prawnika dla freelancerów

Niektóre umowy narzucają freelancerowi określone godziny dostępności, wymóg szybkiego reagowania na zlecenia lub obecność na spotkaniach online. Takie zapisy są korzystne głównie dla firm, które chcą mieć większą kontrolę nad dostępnością freelancera, ale mogą być niekorzystne dla samego freelancera, ograniczając jego swobodę działania i możliwość pracy dla innych klientów. Prawnik dla freelancerów zwraca uwagę, że tego typu postanowienia powinny być realistyczne i nie mogą uniemożliwiać pracy dla innych klientów. Profesjonalna obsługa prawna freelancerów pomaga negocjować zapisy, które chronią niezależność i elastyczność freelancera.

4. Wynagrodzenie i terminy płatności

Wynagrodzenie to jeden z kluczowych elementów umowy. Warto jasno określić:

• stawkę (za godzinę, projekt, zadanie),

• sposób rozliczania (np. miesięczny, etapowy, po wykonaniu całości),

• terminy płatności (np. x dni od wystawienia faktury),

• zasady rozliczania dodatkowych prac lub poprawek,

• odsetki za opóźnienia w płatnościach.

W praktyce warto też ustalić, czy klient pokrywa koszty narzędzi, licencji czy podróży służbowych.

5. Prawa autorskie i przeniesienie własności intelektualnej

W umowach z freelancerami często pojawia się kwestia przeniesienia praw autorskich do efektów pracy. Warto ustalić:

• czy prawa autorskie przechodzą na klienta, a jeśli tak – to kiedy (np. po zapłacie całości wynagrodzenia),

• czy freelancer zachowuje prawo do wykorzystania efektów pracy w swoim portfolio,

• zakres przenoszonych praw (np. terytorialny, czasowy, pola eksploatacji).

Dla freelancerów z branż kreatywnych to szczególnie ważne – nieprecyzyjne zapisy mogą prowadzić do sporów o własność intelektualną. Obsługa prawna freelancerów pozwala dopilnować, aby zapisy dotyczące praw autorskich były jasne i chroniły twórcę.

6. Zakaz konkurencji

Zakaz konkurencji w umowach z freelancerami powinien być szczególnie dobrze przemyślany. Istotą freelancingu jest możliwość pracy dla wielu podmiotów jednocześnie, dlatego zbyt szeroki zakaz konkurencji może praktycznie uniemożliwić freelancerowi prowadzenie działalności. Taki zakaz powinien być precyzyjnie określony – zarówno co do zakresu (np. konkretni konkurenci, branża), jak i czasu oraz terytorium. Warto zadbać, by zabezpieczał interesy obu stron: klienta (np. przed przekazywaniem poufnych informacji konkurencji), ale też freelancera, by nie blokował mu możliwości zarobkowania. W praktyce często spotyka się kompromisowe rozwiązania, np. zakaz współpracy tylko z bezpośrednimi konkurentami klienta przez określony czas.

7. Kary umowne i odpowiedzialność

W umowach często pojawiają się zapisy o karach umownych za opóźnienia, niewykonanie lub nienależyte wykonanie zlecenia. Warto pamiętać, że oprócz kar umownych klient może dochodzić odszkodowania przewyższającego ich wysokość, np. z tytułu utraconych korzyści (art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego). Z punktu widzenia freelancera bardzo ważne jest określenie tzw. CAP-u finansowego, czyli maksymalnej odpowiedzialności, np. do określonej wielokrotności wynagrodzenia. To pozwala ograniczyć ryzyko nieproporcjonalnie wysokich roszczeń. Warto też zwrócić uwagę, czy kary umowne są proporcjonalne do potencjalnych szkód i czy nie są zbyt wygórowane.

8. Poufność i ochrona danych

Klauzula poufności to standard w umowach z freelancerami, zwłaszcza gdy mają oni dostęp do wrażliwych danych lub know-how klienta. Warto jednak zwrócić uwagę, czy zakres obowiązku zachowania poufności nie jest zbyt szeroki i czy nie utrudni to wykonywania innych zleceń. Dobrą praktyką jest określenie, jakie informacje są objęte poufnością, na jak długo obowiązuje zakaz ujawniania oraz jakie są konsekwencje naruszenia.

9. Rozwiązanie umowy

Umowa powinna jasno określać zasady jej wypowiedzenia, okres wypowiedzenia oraz rozliczenia za wykonane już prace. Warto ustalić, czy możliwe jest rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia jej postanowień (czasem rekomenduję wskazanie przykładów). Praktyka pokazuje, że brak jasnych zasad rozstania często prowadzi do konfliktów i problemów z rozliczeniem.

Praktyczne wskazówki – obsługa prawna freelancerów w pigułce

• Negocjuj umowę – nie bój się proponować własnych zapisów, zwłaszcza dotyczących wynagrodzenia, zakresu usług czy odpowiedzialności.

• Czytaj dokładnie – zwracaj uwagę na drobne zapisy, które mogą mieć duże znaczenie (np. dotyczące kar umownych, zakazu konkurencji, poufności).

• Zabezpiecz swoje interesy – ustal CAP odpowiedzialności, precyzyjnie określ zakres usług i prawa autorskie.

• Konsultuj się z prawnikiem – nawet jeśli masz doświadczenie, obsługa prawna freelancerów daje pewność, że umowa została dobrze przeanalizowana. Prawnik dla freelancerów może wskazać potencjalne ryzyka i zasugerować korzystniejsze rozwiązania.

Podsumowanie

Umowa B2B dla freelancera to nie tylko formalność, ale kluczowy dokument, który może zadecydować o bezpieczeństwie i komforcie współpracy. Dobrze skonstruowana umowa to podstawa spokojnej pracy i rozwoju własnej działalności. Warto poświęcić czas na jej analizę i negocjacje – to inwestycja, która się opłaca.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w sprawdzeniu lub przygotowaniu umowy, skontaktuj się ze mną – chętnie pomogę!

kancelaria@mecenasbogna.com