Co powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa najmu nieruchomości?

Wszelkie umowy, w tym umowy najmu, stanowią fundamentalne narzędzie regulujące relacje pomiędzy stronami transakcji. Przyjrzyjmy się bliżej istotnym aspektom dobrze skonstruowanej umowy najmu.

Bezpieczna umowa najmu - co powinna zawierać?

Forma umowy:

• umowę najmu nieruchomości powinieneś zawrzeć co najmniej w formie pisemnej. Ustna umowa najmu nieruchomości (czy jakiejkolwiek innej rzeczy ruchomej) może prowadzić jedynie do kłopotów związanych z udowodnieniem jakie dokładnie strony poczyniły ustalenia;

• forma pisemna jest również niezbędna, jeśli zamierzasz zawrzeć umowę najmu okazjonalnego. Polega ona na tym, że strony w pierwszej kolejności zawierają miedzy sobą klasyczną umowę najmu, z tą różnicą, że w jej tytule powinno się wspomnieć, że to najem okazjonalny, a w jej treści należy wpisać zobowiązanie najemców do dostarczenia oświadczenia (w formie aktu notarialnego) o poddaniu się egzekucji w zakresie opuszczenia lokalu mieszkalnego.

Opis stron:

• Kto jest wynajmującym (ten, kto jest właścicielem nieruchomości) a kto najemcą (ten, kto chce wynająć nieruchomość np. dla własnych celów mieszkaniowych)

• Warto podać numer PESEL (lub odpowiednio nr NIP), imiona rodziców oraz adres. Dlaczego? W razie problemów łatwiej zidentyfikować taką osobę i wysłać wezwanie, które zostanie skutecznie doręczone oraz ewentualnie wszcząć postępowanie sądowe, np. w e-sądzie. Numer dowodu osobistego jest zmienny, więc do tego nie przywiązywałabym się za bardzo.

• Jeśli właścicielami mieszkania są małżonkowie i na umowie podpisuje się tylko jeden z nich to teoretycznie w przypadku „czynności zwykłego zarządu” (jak np. wynajem mieszkania na krótki czas), podpis jednego małżonka zazwyczaj wystarczy. Jednak dla bezpieczeństwa (i celów dowodowych), najlepiej zadbać o podpisy obojga małżonków lub wyraźne oświadczenie w umowie, że działający małżonek ma zgodę drugiego na zawarcie tej umowy. To eliminuje ryzyko, że w trakcie trwania najmu współmałżonek zgłosi pretensje i zażąda opuszczenia lokalu.

Przedmiot najmu:

• dokładnie opisz, jaka nieruchomość podlega pod umowę najmu. Należy opisać, kto jest jej aktualnym właścicielem i na jakiej podstawie, gdzie się znajduje oraz czy jest obciążona jakimiś prawami osób trzecich (np. ktoś już wynajmuje jeden z pokoi w mieszkaniu)

Napisz kluczowe zdanie zgodnie z kodeksem cywilnym: 

„Wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy nieruchomość [wcześniej opisaną] do używania na czas [określony od … do …/ nieokreślony], a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.”

Sporządzanie umowy najmu — o czym jeszcze pamiętać?

Określ pozostałe kluczowe warunki zawieranej umowy:

1. Okres obowiązywania (na czas nieokreślony lub określony)

   Wiele osób błędnie zakłada, że umowę zawartą na czas określony (np. na rok) można wypowiedzieć w każdej chwili, zachowując okres wypowiedzenia. To mit, który często kończy się w sądzie!

   Zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego, umowę na czas określony można wypowiedzieć tylko w wypadkach określonych w umowie. Co to oznacza w praktyce?

   Jeśli wpiszesz w umowie ogólne zdanie: „Strony mogą wypowiedzieć umowę z 1-miesięcznym wyprzedzeniem”, taki zapis może zostać uznany za nieważny (jako sprzeczny z istotą trwałości stosunku najmu na czas określony).

   Dobrą praktyką jest stworzenie tzw. „katalog przyczyn wypowiedzenia”. Wypisz konkretnie sytuacje, np.: utrata pracy przez najemcę, konieczność zmiany miejsca zamieszkania z uwagi na studia, utrata płynności finansowej. Pamiętaj, że jeśli nie wpiszesz tych powodów, najemca może być zmuszony płacić czynsz do samego końca trwania umowy, nawet jeśli już tam nie mieszka!

2. Czynsz i warunki jego płatności (do kiedy płatność, na jakie konto bankowe, czy czynsz będzie podlegał waloryzacji);

3. Opłaty eksploatacyjne;

4. Sposób wydania przedmiotu najmu lokalu i jego warunki

   Częstym problemem właścicieli jest sytuacja, w której najemca wyprowadza się, zostawiając w lokalu stare meble, ubrania czy śmieci, a sam lokal wymaga generalnego sprzątania. Aby uniknąć dyskusji o tym, co znaczy „czysty”, warto w umowie doprecyzować:

   - Klauzula o rzeczach porzuconych- zapisz wprost, że rzeczy pozostawione przez najemcę po zdaniu kluczy traktuje się jako porzucone z zamiarem wyzbycia się własności. Dzięki temu wynajmujący ma prawo je wyrzucić lub zutylizować na koszt najemcy, bez obawy o roszczenia o odszkodowanie.

   - Cennik sprzątania- zamiast ogólnego zapisu „stan niepogorszony”, warto wpisać konkretny koszt (np. 400-600 zł) potrącany z kaucji, jeśli najemca nie umyje okien, sanitariatów czy sprzętu AGD (piekarnik, lodówka). To działa prewencyjnie i motywuje do sprzątania!

5. Zabezpieczenie (np. kaucja, poręczenie, weksel);

6. Obowiązki i uprawnienia najemcy oraz wynajmującego (np. obowiązek zgłoszenia wszelkich zwierząt, które mają mieszkać w wynajmowanym mieszkaniu);

7. Poddanie się egzekucji (co do obowiązku zwrotu nieruchomości, zapłaty czynszu, kar umownych i innych kosztów);

8. Zasady obowiązujące przy rozwiązaniu umowy (okres wypowiedzenia);

9. Sposób zwrotu przedmiotu najmu i jego warunki;

10. Klauzula poufności;

11. Postanowienia końcowe (adresy mail do kontaktu, ilość egzemplarzy, jurysdykcja);

12. Załączniki (w tym najważniejszy, czyli protokół zdawczo-odbiorczy).

Powyższe wyliczenie zawiera tylko przykładowe kwestie warte poruszenia w umowie najmu nieruchomości — można je modyfikować, rozszerzać i dostosowywać do indywidualnych potrzeb. 

Ważne wskazówki dotyczące umowy najmu:

• Dobrym rozwiązaniem jest zwiększenie kwoty kaucji, jeśli nieruchomość będą wynajmować osoby posiadające psa lub kota, ponieważ właściciel nieruchomości będzie miał zapewniony większy budżet na naprawę ewentualnych zniszczeń.

• Kolejną wskazówką może być dokładne wypisanie w protokole zdawczo-odbiorczym co znajduje się w mieszkaniu (tzn. np. 3x lampy stolikowe, 2x wazon, 2x dywan itd.) oraz w jakim jest stanie. Jest to o tyle istotne, ponieważ nieraz pozostawiamy na wyposażeniu przedmioty, o których zapominamy lub zależy nam na szczególnej dbałości o nie. Ponadto pamiętaj by przy okazji protokołu wykonać dokumentację zdjęciową.

• Będąc właścicielem nieruchomości, warto zobowiązać najemców do oddania mieszkania (po rozwiązaniu umowy) posprzątanego, z umytymi oknami, wyrzuconymi śmieciami itp. pod rygorem obciążenia ich karą umowną w wysokości kilkuset złotych za usługi firmy sprzątającej. Pamiętaj, że zgodnie z prawem karę umowną możesz zastrzec tylko za naruszenie obowiązków niepieniężnych, czyli okey jest kara za palenie papierosów w mieszkaniu ale nie możesz ustanowić kary umownej za opóźnienie w zapłacie czynszu (za to przysługują odsetki!)

• Czas trwania umowy- Określony czy Nieokreślony? Uważaj na pułapkę!

  To najważniejsza decyzja przy konstruowaniu umowy. Polskie prawo (w tym Ustawa o ochronie praw lokatorów) drastycznie różnicuje te dwie opcje:

  1. Umowa na czas określony (np. rok)- daje obu stronom gwarancję trwania najmu. Uwaga: Takiej umowy nie można wypowiedzieć „bo tak”, ani nawet za 1-miesięcznym wypowiedzeniem, chyba że w umowie wpiszesz konkretne, ważne przyczyny (np. utrata pracy przez najemcę). Bez tych zapisów, najemca musi płacić do końca trwania umowy, nawet jeśli się wyprowadzi.

  2. Umowa na czas nieokreślony- teoretycznie elastyczna, ale bardzo ryzykowna dla właściciela mieszkania. Właściciel nie może jej swobodnie wypowiedzieć (nawet jeśli wpisze w umowie termin wypowiedzenia!), chyba że zajdą ściśle określone ustawą przyczyny (np. zaległości w opłatach za 3 okresy, konieczność zamieszkania właściciela).

  Jeśli zależy Ci na stabilności i możliwości zakończenia współpracy w konkretnym terminie, bezpieczniejsza jest umowa na czas określony.

​​Pamiętaj, by dostosować umowę pod swoją sytuację i nie korzystaj bezmyślnie z gotowych wzorów! Inne potrzeby będzie miała spółka wynajmująca halę produkcyjną przedsiębiorstwu zajmującemu się wytwarzaniem fajerwerków, a inne osoba fizyczna wynajmująca studentowi mieszanie na czas roku akademickiego. Możliwość szybkiego wypowiedzenia, stosownego zabezpieczenia płatności czynszu czy określenie zasad ponoszenia kosztów to elementy, które podlegają negocjacji i łatwo jest je dostosować do sytuacji stron umowy najmu lokalu mieszkalnego lub nieruchomości.

Kluczowe elementy umowy najmu nieruchomości obejmują określenie stron umowy, opis nieruchomości, wysokość czynszu, warunki płatności, okres trwania najmu oraz zasady wypowiedzenia umowy. O powyższe zadbaj w pierwszej kolejności.

Jeśli nie chcesz tracić na to czasu, sprawia Ci to trudność bądź chcesz dostosować umowę do swoich potrzeb lub sprawdzić ryzyka wynikające z zawartej umowy — chętnie Ci pomogę!

Skontaktuj się ze mną!

kancelaria@mecenasbogna.com

Wpis zaktualizowany: grudzień 2025